La base de données économiques et sociales constitue un support d’informations incontournable pour le fonctionnement du CSE. Ce support est souvent désigné par le biais de son acronyme « BDES ». Dans tous les cas, la mise en place de la BDES s’impose à l’employeur. Le contenu de la base de données économiques et sociales répond de certaines obligations légales.

Instauration de la base de données économiques et sociales

C’est à l’employeur qu’il incombe de mettre en place la BDES. La réglementation permet toutefois d’en définir aussi le contenu et l’architecture au cours d’une négociation. Cela ne doit pas se faire au détriment des règles élémentaires. Ainsi, nous vous conseillons d’exiger l’accès à la base de données économiques et sociales diligentée par l’employeur. Ensuite, il sera toujours possible d’en discuter par opportunité, le contenu. Faut-il déjà qu’en utilisant la BDES, vous vous assuriez d’avoir d’autres besoins d’information. Une BDES qui respecte la législation en vigueur offre un éventail de données bien suffisant au demeurant.

L’absence de BDES prive l’employeur du droit de consulter

La jurisprudence est claire sur ce point. Toute absence de BDES empêche l’employeur de consulter les élus du CSE. La raison à cela est somme toute assez simple. En effet, alors qu’ils ne disposent d’aucune information, comment les élus pourraient-ils préparer la consultation du CSE ? Par ailleurs, le temps de consultation débute une fois les informations nécessaires transmises aux élus. Ainsi, à défaut de disposer des contenus indispensables à la consultation, aucun délai pour rendre un avis ne court.

Parmi les consultations obligatoires, il est question de :

• rendre un avis sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• surveiller l’état de santé économique et financière de la société ;
• discuter du fond de la politique sociale, de l’emploi et des conditions de travail.

Généralement, pour aborder ces trois consultations annuelles, l’employeur remet un rapport. Ce dernier contient pour l’essentiel, les informations utiles à l’ouverture du débat.

Qui accède à la base de données économiques et sociales ?

Tous les élus du CSE peuvent y accéder. L’employeur ne peut donc opérer aucune distinction entre les membres titulaires et suppléants. Le fait par exemple que les suppléants ne participent pas d’office aux réunions n’altère en rien ce droit. D’autres représentants du personnel comme les délégués syndicaux peuvent accéder à la BDES. Les experts nommés par le CSE disposent d’un droit équivalent. Il s’agit en général de l’expert-comptable qui assiste les élus pour la préparation des consultations précisées plus haut.

Comment savoir si la BDES est conforme à la loi ?

Le Code du travail précise que la base de données économiques et sociales s’articule autour de 9 thèmes. Pour au moins deux d’entre eux, une négociation peut les ignorer. C’est notamment le cas pour le thème qui traite de la sous-traitance. Néanmoins, il faut être vigilant quant à cette faculté. Rappelons également que le niveau de données dépend de l’effectif de l’entreprise. Comme souvent dans la loi, on distingue l’entreprise en fonction qu’elle a plus ou moins de 300 salariés. Pour autant, les différences entre BDES ne sont pas significatives. Dans tous les cas, les élus peuvent compter sur un lot d’informations bien suffisant.

L’employeur peut-il produire un simple classeur en guise de BDES ?

Le règlement vise obligatoirement la numérisation dès que l’entreprise passe le cap des 300 salariés. Aussi, pour les autres, cela induit la possibilité de préférer la BDES en format papier. Mais l’intérêt de la base de données économiques et sociales, n’est-elle pas de s’affranchir des anciens schémas ? Autrement dit, l’employeur ne peut garantir une BDES pertinente alors qu’il la résume à un classeur. La substantialité de la BDES tient en ce qu’elle peut être enrichie et actualisée régulièrement. Cela parait compromis lorsqu’il faut le faire à partir d’une version papier. À l’ère du numérique, il est avisé de jeter son dévolu sur une solution logicielle.