À l’issue de toutes les réunions plénières, le secrétaire rédige le procès-verbal du CSE (PV). Ce document permet de conserver la trace la plus fidèle des délibérations. Pour peu que l’écrit respecte la teneur des débats, il constitue un document central en cas de litiges. Le Code du travail permet de négocier le contenu exact de ce document. À défaut de précisions, le secrétaire doit traduire au mieux le fruit des débats et autres échanges.

Les élus peuvent aider le secrétaire à rédiger le PV

Au cours des réunions du CSE, tous les participants peuvent prendre des notes. Pour peu qu’elles soient complètes, cela aidera sans aucun doute le secrétaire en temps utiles. Pourquoi ne pas enregistrer les débats ? Cette faculté est offerte par le Code du travail. Il suffit de réunir pour les élus, la majorité en vue de le décider. L’employeur ne peut pas s’y opposer. Lui-même peut y souscrire sans avoir besoin de l’accord des représentants du personnel. La finalité veut qu’on mobilise tous ces moyens qui semblent pour le moins judicieux.

Délai pour produire le procès-verbal du CSE

Le Code du travail parle de 15 jours par défaut après la réunion du CSE. Il souligne la nécessité toutefois de le produire plus tôt si une nouvelle réunion intervient précocement. Autrement dit, le procès-verbal du CSE se rédige et se communique avant la réunion suivante. C’est la raison pour laquelle, le secrétaire doit s’y atteler au plus tôt. Nous conseillons de le faire dès la sortie de la réunion. Il faut en effet battre le fer lorsqu’il est encore chaud. À défaut, le secrétaire risque de peiner et d’oublier des informations. Cela implique sans conteste, un travail préparatoire en amont. Tout débute en réalité à l’écriture de l’ordre du jour du CSE.

Sous-traiter la rédaction du procès-verbal du CSE

Le secrétaire peut demander à se faire aider par un professionnel. Il faut néanmoins que le CSE valide. En effet, tout recours à un rédacteur de PV implique l’adoption préalable d’une résolution. Par ailleurs, cela revêt un coût non négligeable. Ce sera au budget de fonctionnement du CSE d’en supporter la charge. Il conviendra en outre de bien choisir le professionnel. Même si l’aspect coût est important, renseignez-vous sur la qualité des prestations. Malheureusement, elles ne se valent pas toutes.

Que deviennent les informations confidentielles ?

L’employeur peut au cours de la réunion communiquer des données confidentielles. Pour autant, il ne peut empêcher le secrétaire d’en prendre note pour le procès-verbal du CSE. Il arrive parfois que le président exprime le souhait que personne ne mémorise ce qu’il dit à un instant précis. Cette façon de procéder est contraire à la loi et à la jurisprudence. Toutes les informations et déclarations doivent être reprises dans le PV. Mais rappelons toutefois que les élus ne peuvent pas ensuite disposer de ces informations à leur guise. Aussi, il conviendra pour la communication du PV aux salariés de faire des coupes.

Rédaction d’un compte-rendu à partir d’un PV

Pour ne pas communiquer aux salariés des informations confidentielles, il est possible de rédiger un compte-rendu. Ce dernier reprendra pour l’essentiel le contenu du procès-verbal du CSE. Cependant, il ne mentionnera pas les données sensibles. Le secrétaire aura pris soin de les écarter. Ainsi, d’un côté, les élus disposent d’un PV complet et de l’autre, pour leur communication, un compte-rendu. C’est ainsi que les représentants du personnel se préservent de toutes fuites maladroites. Il s’agit de se rappeler que les élus sont dans certains cas tenus à un devoir de discrétion.